Arno van Deursen , COO van DB Schenker Rail Nederland NV heeft Katja Wigbels gevraagd te adviseren bij een change proces op het National Operations Center (NOC) van DBSR NL.

DB Schenker Rail is de leidende railtransportonderneming in Europa met eigen bedrijven in België, Denemarken, Duitsland, Frankrijk, Italië, Nederland, Polen, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland. DB Schenker Rail is actief in de segmenten treinladingen, wagenladingen en gecombineerd vervoer. Bijzondere expertise heeft DB Schenker Rail in het vervoer van kolen, staal, (petro)chemie, papier, industriële goederen en afval.

Op het National Operations Center (NOC) van DBSR NL waren drie separate afdelingen werkzaam , proces coördinatie, goederen administratie en customer service.

Het doel van de verandering was om deze drie afdelingen te integreren en in verschillende product/regio teams om te vormen met de daarbij horende procesaanpassingen zodat er een nog hogere efficiëntie en betrouwbaarheid van het product zou ontstaan.

De vierde verdieping heeft in het verander proces niet alleen een adviserende rol gehad maar heeft ook de leidinggevenden ondersteund en handvaten aangereikt om dit proces niet alleen zorgvuldig maar ook efficiënt door te voeren.

Coaching en begeleiding maar “hands on tools” zijn hierbij door De vierde verdieping gebruikt, dit altijd op een pragmatische en doelgerichte wijze.
Belangrijke inbreng was ook zeker het op gang brengen van de “verander dialoog” tussen medewerkers en management.

De professionele manier waarop De vierde verdieping acteert is verfrissend , pragmatisch en heeft ons geholpen om onze doelen te realiseren, nieuwe processen te implementeren terwijl de daily business daar niet onder geleden heeft. De winkel draaide tijdens een geslaagde verbouwing normaal door ! Onze KPI’s tonen een zeer goede ontwikkeling!

Als bedrijf hebben we doorlopend aandacht voor het “Beperken van Faalkosten” die zoals we allemaal wel weten voornamelijk ontstaan door miscommunicatie. We hebben besloten om een externe specialist in de arm te nemen en zijn met Katja aan de slag gegaan omdat ze door haar ervaringen in de bouwsector onze “taal” spreekt en juist een breed spectrum aan faciliteiten biedt.

Katja heeft in nauwe samenwerking met het MT voor KWS Bijzondere Opdrachten een voor ons op maat gemaakte trainingen Timemanagement en Communicatie opgesteld. Door de betrokkenheid van Katja bij alle aspecten van de individuele persoonlijke ontwikkelingen en aandacht voor de gewenste resultaten, beamen veel medewerkers dat ze in het dagelijks functioneren profijt hebben van de trainingen.

Om onze medewerkers de gelegenheid te geven zich te ontwikkelen heeft Katja medewerkers succesvol begeleid met “Coaching on the Job” om als vertrouwenspersoon de medewerkers te stimuleren bij het ontwikkelen van hun competenties. Hiermee hebben we de eerste stappen gezet naar een gewenste cultuuromslag in de bedrijfsvoering naar “Coachend Leiderschap“.

Om de bedrijfsactiviteiten voor de toekomst beter richting te geven en draagvlak binnen de organisatie te creëren hebben we met ondersteuning van Katja onze Missie & Visie opgesteld. Denken in oplossingen en kansen. Met het MT is de Strategie voor de toekomst bepaald, met heldere meetbare doelstellingen.

Om een omslag te maken van Productgericht naar Klantgericht produceren was het noodzakelijk om de kwaliteitsprestatie van de organisatie te verbeteren. Om alle medewerkers te betrekken en bewust te maken van de noodzakelijk veranderingen heeft Katja een training Verwachtingsmangement gegeven. Al na enkele weken waren de resultaten van training merkbaar in verbeterde onderlinge samenwerking en meer werkplezier in de organisatie.

Advies voor anderen: Als je wilt verbeteren, verwacht geen oplossing op de korte termijn maar creëer draagvlak voor de lange termijn en de positieve verandering gaat sneller dan verwacht.

Jetze Botma, directeur van BD KIESTRA Lab Automation uit Drachten heeft Katja Wigbels gevraagd te adviseren omtrent het professionaliseren van de dienstverlening van BD KLA aan haar klanten.

BD KLA ontwikkelt, verkoopt en serviced systemen die de handelingen in microbiologische laboratoria automatiseren en mechaniseren. BD KLA heeft onderkend dat het trainen en begeleiden van haar klanten een vak apart is.

De vierde verdieping heeft eerst een 0-meting gedaan op de service afdeling. Hieruit kwam naar voren dat BD KLA productgerichte trainingen gaf. De vierde verdieping heeft geadviseerd om meer klantgericht te werken. Katja Wigbels heeft vervolgens als eerste stap geadviseerd hoe de turn-around van produkt- naar klantgericht trainen gemaakt kon worden.

Naast het trainen van de BD KLA servicemedewerkers heeft De vierde verdieping ons geleerd hoe de gebruikers handleidingen en de trainersmanuals opgesteld moeten worden. Per produkt zijn de trainingsdoelen bepaald, zijn examens bedacht aansluitend op de doelen en is een flinke portie didactiek in de trainingsopzet verwerkt.

Inmiddels zijn de eerste ervaringen opgedaan met het nieuwe materiaal en de nieuwe werkmethode. Zowel BD KLA als haar klanten zijn erg tevreden over de resultaten.

Vervolgens bleek dat er een verdiepingsslag wenselijk was en zijn onze medewerkers en onze klanten begeleid op het gebied van verander- en verwachtingsmanagement. Katja heeft dit traject samen met andere kundigen opgezet en begeleid. Nu werken Sales en onze projectleiders klantgerichter samen en hebben allen de juiste mindset en praktische nieuwe tools om te zorgen dat de klanten alle veranderingen beter accepteren. Klanten zijn tevreden en het scheelt ons tijd en geld want onze projectleiders en service engineers hoeven minder vaak voor foutmeldingen in actie te komen.

We zijn een klein familiebedrijf waar zowel ouders als zoon de leiding hebben. We hebben Katja’s hulp ingeroepen op een moment dat de samenwerking binnen ons team niet naar behoren functioneerde en ieder z’n eigen ding deed. Het werkte flink frustrerend voor iedere individu en het komt de bedrijfsvoering en familieband niet ten goede.

Door de heldere blik en ongecompliceerde werkwijze heeft zij als buitenstaander de problemen binnen één gespreksronde geanalyseerd en werd ons na een individueel gesprek en één groepsgesprek al snel een spiegel voorgehouden. De simpele maar doeltreffende adviesregels welke we naderhand ontvingen, hebben we alle drie in onze bureaula liggen welke in moeilijke situaties nog eens geraadpleegd kan worden.

We hebben de indruk dat we door de heldere, ongecompliceerde werkwijze van Katja langzamerhand de waarde in elkaars persoon en respect voor elkaars werkwijze terug zullen vinden hetgeen belangrijk is voor de samenwerking binnen het bedrijf maar niet in de laatste plaats voor de familieband!

We weten dat niet alleen de adviesregels binnen handbereik zijn maar ook Katja’s persoonlijke hulp voor het geval dat het nodig mocht zijn.

Met het bedrijf De vierde verdieping heb ik twee ervaringen: Allereerst heeft Katja Wigbels een training “geven en ontvangen van feedback” verzorgd aan een groep medewerkers binnen het Facilitair Bedrijf van de Provincie Fryslân. De training duurde 2 dagen. De medewerkers waren erg enthousiast over de training en stonden na afloop van de training steviger in hun schoenen. Ik als hun leidinggevende kon zeker de resultaten merken, ik kreeg zelf ook meer feedback van hen. Daar kon ik wat mee, want als team doe je het tenslotte met elkaar.

Mijn tweede ervaring was het persoonlijke coachingstraject, dat ik bij Katja gevolgd heb. Ik heb dit traject gevolgd op het moment dat ik een nieuwe functie als leidinggevende bij de Provincie Fryslân kreeg. Het traject heeft mij geholpen een goede start met het nieuwe team te maken, om zeer bewust met een aantal zaken om te gaan. Ik pluk daar dagelijks nog de vruchten van.

Ik had behoefte aan individuele coaching van één van mijn mensen. Wij wilden daarbij buiten de sfeer blijven van het bedrijfsmaatschappelijk werk en ook niet terecht komen in het “normale” cursuscircuit.

In de dienstverlening van De vierde verdieping heb ik het perfecte evenwicht gevonden tussen deze beide. Dit heeft een effectieve coaching als resultaat opgeleverd.

Coachen heeft een positieve invloed op de manier waarop ik mijn werkzaamheden doe. Accountantswerk bestaat uit zeer drukke perioden afgewisseld met rustiger tijden. Vaak is er veel tijdsdruk doordat financiële resultaten in korte tijd geproduceerd moeten worden. Ik heb geleerd meer structuur aan te brengen, wat meer rust geeft. Hierdoor kan ik mijn werk in minder tijd afronden. Ook de kwaliteit van het werk is toegenomen.

Door werkzaamheden beter te plannen is er meer structuur. Besprekingen en overleg met cliënten verlopen soepeler en effectiever, doordat ik meer aandacht besteed aan de voorbereiding. Verder heb ik geleerd mijn verantwoordelijkheden af te grenzen, waardoor ik mij optimaal kan concentreren op mijn eigen werkzaamheden.

Coaching is voor mij een nieuwe start. Ik heb meer plezier in mijn werk.

Tijdens de trainingen van Katja hebben wij geleerd om meer vanuit missie en visie te denken.
Op een zeer interactieve en plezierige wijze hebben wij de kernwaarden van onze organisatie leren (onder-)kennen. Op basis hiervan hebben wij samen met Katja onze strategie bepaald en de resultaten hiervan zijn inmiddels goed zichtbaar.

De wijze van coaching door Katja is hiervoor erg belangrijk geweest en wij zijn haar hiervoor dan ook zeer erkentelijk.

Ik ben me er van bewust geworden dat ik door mijn manier van werken te veel onnodig ‘tijd verknoei’. Door de tips en adviezen lukt het mij beter te plannen en heb ik meer overzicht en tijd ‘over’; ik kan hierdoor meer op 1 dag doen.

Nuttige training waarin je vooral gaat nadenken of de manier waarop je je tijd indeelt de juiste is. Nuttige tips over hoe het anders kan. Maar zoals altijd: je moet het zelf willen en doen.

Het heeft mij duidelijk inzicht rust en overzicht gegeven in de werken zodat je gestructureerd te werk gaat met voor jezelf een duidelijke en reële planning.

Goed om te leren van elkaar, ook van concullega’s.